アルビス　納期半減の生産清流化　納期短縮で利益２倍　清流化ツール６４

清流化ツールNo43 「整理整頓　情報も」
　「生産清流化」は、製造企業における業務革新・組織革新のシナリオです。納期短縮を目標として事業環境の変化に対応できるスピードを獲得します。組織革新を進めるには個人のレベルアップが欠かせません。そのキーワードは「学ぶ化」です。改善を習慣化することで個人の心と技を変えていきます。

■改善の基本は５Ｓ
　改善を習慣化するには５Ｓを基本にすることが効果的です。５Ｓすなわち整理・整頓・清掃・清潔・躾を実行することで改善の効果を目で見える形で実感するすることができます。また５Ｓは組織内のコミュニケーションの基礎でもあります。例えば整理とは「必要なものと不要なものを区別して不要なものを捨てること」ですが、これは物品の用不要に関する職場のルールを目で見える形にすることです。ルールを目で見るコミュニケーションによって伝達することに他なりません。また整理を進めると、不要物が置いてあれば、ひと目でルールが守られてないという状態が伝達できます。これも目で見るコミュニケーションです。

■情報の５Ｓとは
　５Ｓの対象はモノだけではありません。情報も対象です。情報の５Ｓとは以下のことを指します。
　　・整理：必要な情報と不要な情報を区別し、不要な情報を捨てること
　　・整頓：必要な情報をすぐに取り出せる状態にしておくこと
　　・清掃：情報のゴミや汚れがない状態にすること
　　・清潔：整理・整頓・清掃を徹底すること
　　・躾：情報に関する職場のルールや規律を守ること
情報の５Ｓとはモノを情報に置き換えただけで、モノの５Ｓと同じです。

■情報も整理からはじめる
　情報の５Ｓもモノの場合と同様に整理が重要です。整理が進まないと整頓はできません。また整理・整頓が進まないと清掃は行き届きません。
　近年、製造業では多品種少量化が進み、１件の注文や１つの図面で作るモノの量が減っています。顧客の個別の受注に合わせた仕様や納品が求められます。したがって情報の役割は相対的に上がっています。５Ｓによって情報を処理する業務の品質を上げ、情報処理の時間を短縮することが顧客満足に直結する構造になっています。

■情報を識別できるようにする
　情報の整理で重要なのは、個別の情報を識別できるできるようにすることです。具体的には次表のようなことが有効です。

情報の識別方法

分類識別方法

定型の伝票等伝票名を表示する
作成年月日を記入する

非定型の文書等文書名を表示する
作成年月日を記入する

電子ファイルファイル名のつけかたを標準化する
作成年月日をファイル名に入れる
バージョン名をファイル名に入れる
更新年月日を表示する

■不要情報判定会議を開催する
　情報はモノよりも場所をとらないので溜めがちです。しかし場所をとらないということは必要な情報も隠れて見つかりにくことを意味します。整理しないことの影響はモノ以上に深刻になります。整理に着手した当初は最低１ヶ月に１回程度は不要情報判定会議を開催し、不要情報を決定するようにします。

■判断基準を文書化する
　モノの場合と同じように不要と判定した実績をもとに、判断基準を文書化していきます。そして基準書を定期的に見直します。

＜前のツール　 清流化ツールの一覧 　次のツール＞